Savjet 1. Odlučite do koje razine detalja možete ići

U logičkoj matrici aktivnosti predstavljaju najnižu razinu detalja. No, kod izrade logičke matrice, dosta često je timu teško odrediti što je aktivnost a što nije. Zbog toga, kada se definiraju aktivnosti, bilo bi dobro voditi računa o tome da aktivnosti predstavljaju određene radnje koje imaju točno određen raspored trajanja, te očekuju angažiranje financijskih, vremenskih i novčanih resursa. Na primjer, ako je u pitanju velika javna nabava opreme, posebne aktivnosti mogu biti

1. Priprema natječajne dokumentacije
2. Objava  natječaja i odabir dobavljača
3. Instalacija i testiranje opreme

Svaka od tih aktivnosti zahtijeva značajnije angažiranje resursa, te se može predstaviti kao posebna aktivnost. No, ako nabavljate samo jedno računalo, to nije aktivnost (već bi se moglo prije nazvati zadatak) jer je ne zahtijeva neke značajnije resurse.

Savjet 2. Umjerena maštovitost je poželjna

Svaki projekt bi trebao sadržavati nešto novo, inovativno. Često se velik broj projekata bavi istim problemom. Kod raspisa natječaja za, na primjer, projekte kojima se rješava inkluzija skupina u nepovoljnom položaju na tržište rada, evaluatori i donor u moru projekata moraju odabrati one koji najviše obećavaju. Zbog toga je dobro da projekti  pokazuju određenu „iskru“ odnosno maštovitost koji će privući evaluatore i donore. Naravno, kod toga je potrebno voditi računa da „se ne pričaju bajke“, već se planiraju projekti koji su i realno ostvarivi te koji će polučiti planirane rezultate.

Savjet 3. Odbacite konvencionalna razmišljanja

Niti jedan donor neće financirati projekte i aktivnosti koje se već provode. Isto tako, aktivnosti koje se u prošlosti nisu pokazale učinkovitima i koje nisu postigle željene rezultate nemojte kopirati i pokušati ponoviti. Ono što se često promovira jest razmišljanje izvan standardnih konvencionalnih okvira. Možda je baš nekonvencionalno razmišljanje baš rješenje problema kojima se projekt bavi. Uvijek kod definiranja projektnih aktivnosti, bilo bi dobro sagledati sve moguće vrste aktivnosti koje su realne i izvedive. Na taj način će se također osigurati inovativna komponenta projekta, što je često jedan od osnovnih zahtjeva donora.

Savjet 4. Razmišljajte o vremenskom redoslijedu

Kada se planiraju aktivnosti i rezultati projekta, kako bi se olakšalo evaluatoru i timu koji će provoditi projekt, potrebno je određenu skupinu aktivnosti poslagati u skladu s vremenskim redoslijedom. Na primjer, ne može se kao aktivnost 1 navesti objava natječajne dokumentacije za nabavu robe, a pod aktivnost 2 priprema natječajne dokumentacije za nabavu robe. Time se zbunjuje i evaluator koji ocjenjuje da li je projekt prikladan za financiranje, i tim koji je zadužen za provedu projekata te evaluatori koji ocjenjuju uspjeh i utjecaj samog projekta na različite ciljane skupine i krajnje korisnike.

Savjet 5. Logika mora biti na prvom mjestu

Sam naziv logičke matrice stavlja pred projektni tim koji izrađuje neki projektni prijedlog logiku kao jedan od najviših prioriteta. Odnosno, projektni tim u svakom trenu mora voditi računa da će planirane projektne aktivnosti doista i polučiti planirane rezultate, da će rezultati ostvariti svrhu projekta a da će svrha projekta pridonijeti ostvarenju općeg cilja. Isto tako, kao bi se osigurala ta logika, projektni tim mora u svakoj fazi pripreme projekta revidirati logičku matricu i provjeriti da li je ona logična. Ne smije se dogoditi da opći cilj nije vezan na svrhu projekta, svrha projekta na rezultate a rezultati na aktivnosti. Na primjer, ako se provode aktivnosti vezane uz edukaciju učenika, ne može rezultat projekta biti povećani kapaciteti poduzetnika. Ne postoji izravna veza između aktivnosti i rezultata, a time je narušena i sama logika projektnog prijedloga.

Savjet 6. Nema manje važnih dijelova logičke matrice

Kod izrade logičke matrice, ne smije se zanemariti niti jedna komponenta te matrice. Odnosno, često se u praksi događa da se velika važnost posveti prvom stupcu logičke matrice, dok se ostala tri stupca popune po nahođenju. Time je ugrožena kvaliteta i konzistentnost projektnog prijedloga jer se može dogoditi da projektni tim nije dovoljnu pažnju posveti nekom indikatoru ili izvoru provjere iz kojeg će dobiti taj indikator. Samim time, osiguranje tog indikatora se dovodi u pitanje, te ostajete bez dokaza da je vaš projekt postigao određeni rezultat, odnosno da ste projektom postigli svrhu. Evaluatori vrlo lako uoče da li je i ostalim dijelovima logičke matrice posvećena dovoljna pažnja, što se adekvatno i nagrađuje kroz sam proces evaluacije.

Savjet 7. Nemojte zanemarivati objektivno provjerljive pokazatelje

Objektivno provjerljivi pokazatelji u sklopu logičke matrice jedan su od ključnih faktora koji potvrđuju uspjeh ili neuspjeh vašeg projekta. Zbog toga projektni tim mora uložiti dosta vremena i truda u definiranje realnih, ostvarivih, mjerljivih, održivih i vremenski određenih pokazatelja. Ono što će biti definirano kao pokazatelj, morat će se dosita i u praksi postići. Isto tako, nije dobro prenapuhivati pokazatelje. Npr. projekt, unutar kojeg će se razviti nova metodologija obrazovanja učenika srednjih strukovnih škola, traje 18 mjeseci. Nije preporučljivo kao pokazatelj navesti da će se povećati prosjek ocjena učenika 4. razreda srednjih strukovnih škola za 5% u odnosu na 2010. godinu do kraja trajanja projekta. Taj pokazatelj nije realan, odnosno ne može se unutar 18 mjeseci razviti nova metodologija, usvojiti njezina primjena u nastavi i još kroz nju povećati razina znanja učenika. Dakle, ovaj pokazatelj će biti potrebno preformulirati u nešto realno ostvarivo unutar tih 18 mjeseci.

Savjet 8. Preduvjeti i pretpostavke imaju važnu ulogu

Projektni timovi zaduženi za pripremu projektnih prijedloga imaju vrlo često problema u definiranju adekvatnih preduvjet (uvjeta koji moraju biti zadovoljeni da bi projekt mogao započeti) i pretpostavki (pozitivno izraženih rizika). I preduvjeti i pretpostavke imaju veliku ulogu i u planiranju projekta i u njegovom provođenju. Ako se pogrešno definiraju pretpostavke, pogrešno su definirani i rizici. To zatim povlači i pogrešne strategije za smanjivanje utjecaja rizika, čime se dovodi i cjelokupan projekt u opasnost. Zbog toga je potrebno vrlo veliku pažnju posvetiti tim preduvjetima i pretpostavkama te ih revidirati svaki puta kada se revidira i mijenja sama logička matrica.