1. Sastavite tim

Nakon što je definirana projektna ideja, a prije nego što započnete s bilo kojom aktivnošću, sastavite tim koji će raditi na pripremi projektnog prijedloga. Kad sastavljate tim, vodite brigu o tome da su u njemu zastupljene osobe koje imaju znanja i iskustva relevantna za sektor u kojem prijavljujete projekt. Isto tako, osigurajte se da u projektnom timu budu zastupljene osobe koje su upoznate s metodologijom izrade projektnog prijedloga koju zahtijeva donor. Na taj način osigurat ćete ravnotežu između struke i želja donora, odnosno investitora, što je neophodno za uspjeh projektnog prijedloga.

2. Izradite plan rada

Planiranje rada uvijek je preporučljivo, no kod pripreme projektnih prijedloga, ono je ključno. Naime,  ponekad rokovi za izradu projektnih prijedloga nalažu vrlo intenzivan rad cjelokupnog projektnog tima. Ili su projektni prijedlozi toliko opširni da zahtijevaju angažiranje prilično velikog tima stručnjaka i savjetnika.  Kako bi se izbjeglo  da različiti stručnjaci rade iste  aktivnosti ili kako bi se dobio uvid u dinamiku rada, plan će vam postati ključni alat. Bilo da koristite neki od profesionalnih programa koji vam omogućuju izradu plana, bilo da je to obična tabela na zidu, plan rada je obavezan pratitelj svakog projektnog tima.

3. Identificirajte lekcije naučene iz prethodnih sličnih projekata

Prije nego što započnete s definiranjem okvira projekta kao i projektnih aktivnosti, potražite slične projektne prijedloge iz odgovarajućeg sektora. Bilo da su to vaši prijašnji projekti ili su ti projekti izvučeni sa različitih stranica, iz brošura, promotivnih materijala, oni su relevantan izvor podataka o tome što je imalo velik utjecaj u praksi, a što je zakazalo. Na taj način ćete osigurati da sami izbjegnete neke neplanirane rizike u koje su upali vaši prethodnici . Isto tako, korištenjem „isprobanih recepata“ povećavate mogućnosti za uspjeh vašeg projektnog prijedloga tijekom provedbe.

4. Harmonizirajte i uskladite aktivnosti

Različiti projektni partneri imaju različite zamisli na koji način doći do cilja. Dogovorite se o zajedničkoj strategiji. Na primjer, u slučaju da planirate aktivnost edukacije, dobro je već sada se dogovoriti da li ćete imati pristup „trening trenera“ koji će zatim educirati krajnje korisnike ili ćete izravno educirati krajnje korisnike.  Usklađene aktivnosti otklanjanju kasnije nesporazume među partnerima, bilo da se radi o završnim fazama pripreme projektnog prijedloga ili da se radi o provedbenoj fazi.

5. Proučite aktualne strateške i planske dokumente

Svaki projektni prijedlog, bez obzira na njegovu veličinu, trajanje ili partnerski konzorcij, mora biti u skladu sa strateškim i planskim dokumentima. Zbog toga je potrebno projektni prijedlog uskladiti s tim dokumentima. Isto tako, kod toga se osigurajte da uvijek pratite najnovije strateške i planske dokumente iz pojedinog područja. Time se izbjegava da projekt usklađujete sa zastarjelim ili neodgovarajućim dokumentima.

6. Odredite načine mjerenja uspjeha projekta

Indikatori ili objektivno provjerljivi pokazatelji vrlo su važna komponenta svakog projektnog prijedloga. Kada razmišljate o tome na koji način ćete mjeriti uspjeh svog projekta, uzmite u obzir da indikatori moraju biti lako dokazivi, svima dostupni i da prije svega ne zahtijevaju veliko ulaganje resursa, bilo ljudskih, materijalnih ili financijskih, u njihovo stjecanje. Uvijek birajte javne indikatore do kojih je lako doći i čije se značenje ne može dvosmisleno protumačiti.

7. Definirajte ograničenja resursa

Svaki projekt ograničen je svojim trajanjem te materijalnim, financijskim i ljudskim resursima. Kada planirate početak izrade projekta, vodite računa o raspoloživim resursima te sukladno tome planirajte projektni prijedlog. Nemojte planirati nešto za što ni vi niti vaši projektni partneri nemaju odgovarajućih kapaciteta jer time samo ugrožavate svoj projekt.