Korak 1 – Razmislite o svojoj ideji

Prvi korak u definiranju projektne ideje sastoji se od toga da odredite što je to projektna ideja. U ovom trenutku niste ograničeni niti vremenom, niti financijskim, materijalnim i/ili ljudskim resursima. Ono što predstavlja rezultat koraka 1 jeste okvir u sklopu kojeg će se kasnije iskristalizirati projektna ideja.

Sam proces definiranja projektne ideje je vrlo različiti i razlikuje se od organizacije do organizacije, od pojedinca do pojedinca.  Projektna ideja može biti rezultat otvorenog ili ciljanog brainstorming procesa, ili pak do nje može doći pojedinac, bilo kao rezultatom svojih svakodnevnih aktivnosti, bilo zato jer se susreo s nečim novim.

No, ono što je važno kod definiranja projektne ideje jest, da na kraju koraka 1 imate okvirnu predodžbu o svojoj projektnoj ideji koja je realna, ostvariva i koja je, prije svega, održiva.

Korak 2 – Definirajte kojim će se problemom točno baviti vaša projektna ideja

Iako će vam se projektna ideja na kraju koraka 1 činiti savršeno jasna i logična, potrebno je malo podrobnije razmisliti o njoj.  Ovo je dobro raditi u timu, čime je otvorena mogućnost diskusije i dobivanja šireg uvida u postojeće stanje.

Projekti i projektne ideje trebale bi, prije svega, rješavati neki problem s kojim se susrećete vi, vaša organizacija ili klijenti vaše organizacije.

Stavite na papir koje bi to točno probleme riješila vaša projektna ideja pod uvjetom da se projekt provede. Tom prilikom pokušajte odgovoriti na sljedeća pitanja

• Koje probleme rješava moja projektna ideja?
• Zbog čega je potrebno riješiti te probleme?
• Da li je moja projektna ideja relevantna za potrebe moje regije?
• Kakav će utjecaj imati projektna ideja na mene, moju organizaciju?

Odgovor na ta pitanja omogućit će vam da dobijete lagani uvid koliko je zapravo vaša projektna ideja relevantna za vas, vašu organizaciju i/ili regiju. 

Ako vaša projektna ideja ne rješava niti jedan relevantan problem, potrebno ju je preformulirati ili jednostavno u potpunosti odustati od projekta.

Korak 3 – Definirajte čije probleme rješava vaša projektna ideja

I u koraku 3, kao i u koraku 2 timski rad je puno bolji i pouzdaniji od rada pojedinca. Dok se u koraku 2 postavlja pitanje „Koje probleme rješava moj projekt,?“ u ovom koraku se odgovara na pitanje „Čije probleme rješava moj projekt?“

Uvijek zapamtite: projekt ne provodite zbog sebe, projekt provodite u ime onih i za one koji nemaju dovoljno kapaciteta da to sami učine.  Zbog toga je potrebno vrlo pažljivo uzeti u obzir koji će utjecaj vaša projektna ideja imati na koje skupine, te kakva će biti vrsta utjecaja.

U slučaju da projekt ima relativno mali ili zanemariv utjecaj na vaše ciljne grupe, ili čak prilično negativan utjecaj, pokušajte preformulirati projektnu ideju.

Korak 4 – Odredite koje strategije, planovi i razvojni programi su u skladu s vašim projektnim prijedlogom

Niti jedan projekt ne smije postojati sam za sebe. Svi projekti, bez obzira da li se odnose na vaše poslovanje, razvoj regije ili promociju, moraju se vezati uz određene planske i strateške dokumente.

Zbog toga je potrebno istražiti o kojim se dokumentima radi, na koje mjere, prioritete i ciljeve se odnosi vaša projektna ideja, te da li postoji nešto slično.

Za istraživanje tih poveznica između vaše projektne ideje i strateških krovnih projekata, koristite Internet, potporne institucije, knjižnice i sve druge načine pretraživanja, na temelju kojih možete doći do potrebnih podataka.

Ako ste svoju projektnu ideju potkrijepili tim razvojnim smjernicama, strategijama i/ili planovima, možete prijeći na korak 5. Ako nije bilo moguće naći odgovarajuće podatke, smjernice i programe, razmislite o svojoj ideji i pokušajte je preformulirati.

Korak 5 – Potražite partnere/istomišljenike

Svi projektni prijedlozi bi, već u samoj fazi identifikacije, trebali voditi računa o načelu partnerstva.

Odnosno, nakon što ste kroz prva 4 koraka postavili temelje svoje projektne ideje, potrebno je provjeriti da li se netko drugi  želi uključiti u projekt s istim ciljem, da li je netko drugi proveo ili provodi sličan projekt.

Pretražite projektne partnere, bilo putem Interneta, preko posrednika, osobnih kontakata. Kod traženja partnera i istomišljenika, odmah definirajte koja bi im bila uloga u projektu, i na koji način ćete ih najbolje iskoristiti na projektu. Ako je potrebno, dodatno istražite svoje potencijalne partnere.

 U slučaju da se projektna ideja bavi nečim što je za vas i vašu organizaciju potpuno novo, posvetite veliku pozornost na to da vaš partner ima adekvatno iskustvo. Time ćete ujedno moći dokazati da veliku vrijednost polažete na načelo partnerstva. Ujedno se pojavljuje i efekt prijenosa znanja, čime se osigurala održivost projekta te razvoj vlastitih kapaciteta.

Korak 6 – Vizija razvoja problema

Iako u ovoj fazi nećete definirati plan aktivnosti, potrebno je ipak definirati u kojem smjeru želite da teče provedba vašega projekta. Odnosno, potrebno je definirati na koji način želite postići cilj vaše projektne ideje.

Pristupi ovoj problematici su također različiti. Možete ponovno koristiti brainstorm proces ili pak odlučiti o tome na individualnoj bazi. No, nikako nemojte zaboraviti posavjetovati se s identificiranim projektnim partnerima, pošto oni predstavljaju važan čimbenik unutar vaše projektne ideje.

Ako niste zadovoljni svojom vizijom razvoja projektne ideje, ili smatrate da vizijom razvoja nećete moći postići ciljeve vaše projektne ideje, potrebno je revidirati cjelokupan proces.

Korak 7 – Identificiranje izvora financiranja

Ovo je posljednji korak u identificiranju projektne ideje. Nakon što je kroz prvih 6 koraka uspostavljen okvir vaše projektne ideje, u ovom koraku mu dodajete još jednu dimenziju.

Svaki donator i investitor ima vlastita pravila natječaja, vlastite ciljeve i predviđeno vrijeme trajanja projekta. Zbog toga je potrebno,  prije nego što se upustite u detaljnu analizu, definirati na koji fond ili natječaj namjeravate prijaviti svoju projektnu ideju.

U sklopu ovog koraka se, naravno, ne razvija proračun projektnog prijedloga. Ovaj korak je potreban kako biste dobili cjelovitu sliku vašeg projekta te odlučili da li ćete uskladiti vaš projekt sukladno uvjetima koje je postavio investitor, ili ćete čekati neki drugi natječaj.